1. Âmbito
O Dr. Thiago Soares Advogados respeita a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos seus clientes, potenciais clientes, utilizadores do website e demais pessoas que contactem o escritório.
A presente Política de Privacidade explica como são recolhidos, utilizados, conservados e protegidos os dados pessoais tratados através do website, formulários de contacto, WhatsApp, WhatsApp Business Platform, Backoffice, Assistente Jurídica Matilde e demais canais digitais utilizados pelo escritório.
O tratamento de dados pessoais é realizado nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 — Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) —, da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e demais legislação aplicável.
2. Responsável pelo tratamento
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é Dr. Thiago Soares Advogados, através da entidade responsável pela exploração do escritório e dos respetivos serviços jurídicos e digitais.
- Designação institucional: Dr. Thiago Soares Advogados
- Endereço profissional: Aveiro, Portugal
- E-mail para questões de privacidade: contato@thiagosoares.pt
Os pedidos relacionados com proteção de dados podem ser enviados através desse endereço de e-mail.
3. Dados que podemos tratar
Dependendo da relação estabelecida com o escritório, podemos tratar, nomeadamente:
a) Dados de identificação: nome, nacionalidade, data de nascimento e outros elementos necessários à identificação;
b) Dados de contacto: telefone, WhatsApp, e-mail e morada;
c) Dados relacionados com serviços jurídicos: informações fornecidas pelo cliente sobre a sua situação, processos administrativos ou judiciais, vistos, autorizações de residência, nacionalidade, família, trabalho ou outras matérias objeto de consulta ou representação;
d) Documentos: documentos de identificação, notificações administrativas, certidões, contratos, comprovativos e outros documentos enviados pelo cliente;
e) Dados das comunicações: conteúdo de mensagens de WhatsApp, formulários, e-mails, áudios, documentos e demais comunicações realizadas com o escritório;
f) Dados comerciais: serviços pretendidos, propostas, honorários, faturação e informações relativas à contratação;
g) Dados técnicos: endereço IP, registos de acesso, dados de segurança, identificadores técnicos e informações necessárias ao funcionamento e proteção dos sistemas.
No contexto da prestação de serviços jurídicos, poderão ser tratados dados de natureza especialmente sensível quando sejam necessários à análise, exercício ou defesa de direitos ou pretensões jurídicas.
O escritório procura limitar o tratamento aos dados adequados, pertinentes e necessários para cada finalidade.
4. WhatsApp e WhatsApp Business Platform
Quando o utilizador contacta o escritório através do WhatsApp, podem ser tratados:
- número de telefone;
- nome e imagem de perfil disponibilizados pelo utilizador;
- conteúdo das mensagens;
- documentos e imagens enviados;
- mensagens de áudio;
- data e hora das comunicações;
- informações técnicas relativas à entrega e estado das mensagens.
O escritório poderá utilizar a WhatsApp Business Platform e integrações tecnológicas autorizadas para centralizar e gerir o atendimento.
A utilização do WhatsApp implica também tratamento de dados pela WhatsApp/Meta de acordo com os respetivos termos, políticas e condições aplicáveis aos seus serviços.
A presente Política regula o tratamento realizado pelo escritório e não substitui as políticas próprias da WhatsApp ou da Meta.
5. Backoffice e Assistente Jurídica Matilde
O escritório utiliza sistemas tecnológicos internos para organização do atendimento e gestão de comunicações.
Entre essas ferramentas encontra-se a Matilde, uma assistente jurídica automatizada destinada a apoiar:
- primeiro atendimento;
- identificação do assunto apresentado;
- triagem;
- organização das informações fornecidas;
- identificação de situações que necessitam de atendimento humano;
- consulta de informação institucional aprovada;
- preparação de respostas;
- encaminhamento para consulta jurídica ou para serviços do escritório.
A Matilde é uma ferramenta tecnológica de apoio e não substitui a análise profissional do advogado.
Quando uma questão não possa ser respondida de forma adequada através das informações disponíveis ou dependa de análise individualizada, o atendimento poderá ser encaminhado para um membro da equipa.
O sistema pode preparar resumos internos da conversa para permitir que o atendimento humano prossiga sem necessidade de o cliente repetir todas as informações.
6. Utilização de inteligência artificial
Algumas funcionalidades podem utilizar sistemas de inteligência artificial para auxiliar na:
- classificação de mensagens;
- elaboração de respostas;
- resumo de conversas;
- identificação de informação relevante;
- consulta de bases de conhecimento aprovadas;
- triagem de pedidos;
- apoio à equipa.
O escritório procura aplicar mecanismos de supervisão humana e controlo de acesso adequados ao contexto da prestação de serviços jurídicos.
A utilização de inteligência artificial não significa que decisões jurídicas com efeitos sobre o cliente sejam tomadas exclusivamente por meios automatizados.
Sempre que a situação exigir apreciação profissional individual, a análise poderá ser encaminhada para um profissional do escritório.
As respostas automatizadas não constituem garantia de resultado judicial, administrativo ou consular.
7. Bases jurídicas do tratamento
Os dados pessoais podem ser tratados, conforme o caso, com fundamento em:
a) execução de contrato ou diligências pré-contratuais solicitadas pelo titular;
b) cumprimento de obrigações jurídicas;
c) exercício ou defesa de direitos em processos judiciais, administrativos ou extrajudiciais;
d) interesses legítimos do escritório, nomeadamente gestão do atendimento, segurança dos sistemas, organização administrativa e melhoria dos serviços, quando tais interesses não prevaleçam sobre os direitos dos titulares;
e) consentimento, quando essa seja a base jurídica adequada para determinada finalidade.
Quando sejam tratadas categorias especiais de dados necessárias ao exercício ou defesa de um direito, o tratamento poderá assentar nas condições previstas no artigo 9.º, n.º 2, do RGPD, nomeadamente quando necessário à declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.
8. Finalidades
Os dados podem ser utilizados para:
- responder a contactos e pedidos de informação;
- realizar triagem jurídica;
- marcar e realizar consultas;
- preparar propostas e contratos;
- prestar serviços jurídicos;
- representar clientes;
- gerir processos administrativos e judiciais;
- comunicar com clientes;
- emitir faturação e cumprir obrigações fiscais;
- garantir segurança e prevenção de acessos indevidos;
- manter registos necessários ao funcionamento e defesa jurídica do escritório;
- melhorar os procedimentos internos;
- assegurar a continuidade do atendimento.
Os dados não serão utilizados para finalidades incompatíveis com aquelas para as quais foram recolhidos sem fundamento jurídico adequado.
9. Sigilo profissional
As informações confiadas ao escritório no âmbito da prestação ou preparação de serviços jurídicos são tratadas tendo em consideração os deveres legais e deontológicos aplicáveis à advocacia, incluindo o dever de sigilo profissional.
O acesso interno às informações é limitado às pessoas que necessitam desses dados para desempenhar as respetivas funções.
10. Partilha de dados e prestadores de serviços
Os dados pessoais poderão ser tratados ou disponibilizados, quando necessário, a categorias de destinatários como:
- tribunais e autoridades públicas;
- AIMA e outros organismos administrativos;
- entidades consulares;
- autoridades fiscais e de segurança social;
- profissionais envolvidos na prestação do serviço;
- fornecedores de alojamento e armazenamento;
- fornecedores de bases de dados;
- serviços de segurança informática;
- WhatsApp e Meta;
- fornecedores tecnológicos e de inteligência artificial;
- prestadores necessários ao funcionamento dos sistemas utilizados pelo escritório.
Estes acessos são limitados ao necessário para a finalidade correspondente e ficam sujeitos às obrigações legais e contratuais aplicáveis.
O escritório não vende os dados pessoais dos seus clientes.
11. Transferências internacionais
Alguns fornecedores tecnológicos poderão tratar dados fora do Espaço Económico Europeu.
Quando exista uma transferência internacional de dados, o escritório procura utilizar mecanismos reconhecidos pela legislação aplicável, incluindo decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou outras garantias previstas pelo RGPD, quando necessárias.
12. Conservação dos dados
Os dados pessoais não são conservados por período superior ao necessário para as finalidades que determinaram o seu tratamento.
Os períodos de conservação podem variar em função:
- da existência de relação contratual;
- da duração do processo ou serviço;
- das obrigações legais e fiscais aplicáveis;
- das regras profissionais aplicáveis à advocacia;
- da necessidade de exercício ou defesa de direitos;
- dos prazos de prescrição;
- das necessidades legítimas de segurança e auditoria.
Quando os dados deixem de ser necessários e não exista obrigação ou fundamento para a sua conservação, serão eliminados, anonimizados ou tornados inacessíveis de forma adequada.
13. Segurança
O escritório adota medidas técnicas e organizativas destinadas a proteger os dados contra:
- acesso não autorizado;
- utilização indevida;
- destruição;
- alteração;
- divulgação;
- perda acidental.
Entre as medidas poderão estar controlos de acesso, autenticação, registos de auditoria, armazenamento privado, gestão de permissões e outras medidas adequadas ao risco.
Nenhum sistema informático é absolutamente isento de risco, mas o escritório procura aplicar medidas proporcionais à natureza da informação tratada.
14. Direitos dos titulares dos dados
Nos termos da legislação aplicável, o titular poderá, consoante as circunstâncias, exercer os direitos de:
- acesso;
- retificação;
- apagamento;
- limitação do tratamento;
- oposição;
- portabilidade;
- retirada do consentimento, quando o tratamento se basear no consentimento;
- obtenção de informação sobre o tratamento dos seus dados.
O exercício de determinados direitos poderá estar sujeito a limitações decorrentes de obrigações legais, sigilo profissional, conservação obrigatória, exercício ou defesa de direitos ou outros fundamentos previstos na lei.
Os pedidos poderão ser enviados para o contacto de privacidade indicado nesta página. Para pedidos de apagamento, consulte também a página Exclusão de Dados.
Antes de responder a determinados pedidos, poderá ser necessário confirmar a identidade do requerente.
15. Reclamação à autoridade de controlo
O titular dos dados tem o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo competente.
Em Portugal: Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD (www.cnpd.pt).
16. Dados de menores
O escritório não procura recolher diretamente dados de menores sem necessidade.
Quando informações relativas a menores sejam necessárias para prestação de serviços jurídicos, nomeadamente em processos de imigração, nacionalidade, reagrupamento familiar ou matérias familiares, o tratamento será limitado ao necessário e realizado de acordo com a legislação aplicável.
17. Cookies e tecnologias semelhantes
O website poderá utilizar cookies estritamente necessários ao respetivo funcionamento e segurança.
Caso sejam utilizados cookies analíticos, publicitários ou outros cookies que dependam de consentimento, serão apresentados os mecanismos de informação e consentimento legalmente aplicáveis.
18. Alterações da política
Esta Política poderá ser atualizada sempre que ocorram alterações relevantes nos serviços, nos sistemas utilizados ou na legislação aplicável.
A versão atualizada será disponibilizada nesta página, com indicação da respetiva data.
19. Contactos
Para dúvidas relacionadas com privacidade, proteção de dados ou exercício de direitos, contacte:
Dr. Thiago Soares Advogados
E-mail: contato@thiagosoares.pt
Aveiro, Portugal